Casos
- facturas;
- contratos;
- solicitudes;
- certificados;
- informes;
- correos con adjuntos;
- formularios escaneados.
Etapas
Recepción
Correo, portal, carpeta o API. Asigna identificador y conserva original.
Preparación
Detecta tipo, páginas, calidad, orientación y necesidad de OCR.
Clasificación
Determina categoría y ruta. Debe ofrecer confianza o revisión.
Extracción
Obtiene campos, tablas, fechas y partes. Conserva referencia al documento.
Validación
Reglas de formato, consistencia y contraste con sistemas.
Revisión
Interfaz para confirmar o corregir, priorizando campos dudosos.
Acción
Crear registro, generar documento, notificar o actualizar estado.
Trazabilidad
Original, resultado, correcciones, versión y acciones.
OCR no es IA generativa
OCR convierte imagen en texto. Después pueden utilizarse modelos para comprender. Separar etapas facilita evaluar.
Evaluación
Mide precisión por campo y errores críticos. Un promedio alto puede ocultar fallos en importes o fechas.
Seguridad
Controla acceso, retención, cifrado y proveedores. Minimiza datos.
Ejemplo: facturas
El sistema detecta factura, extrae proveedor, número, fecha, base, impuesto y total, comprueba duplicado, contrasta proveedor y crea borrador. Una persona revisa discrepancias.
Cuándo no automatizar completamente
Documentos poco frecuentes, decisiones jurídicas complejas, mala calidad extrema o consecuencias altas sin revisión.
Preguntas frecuentes
¿Puede alcanzarse 100 % de precisión?
No debe asumirse. Se diseñan validaciones y revisión según riesgo.
¿Qué documentos son mejores candidatos?
Los frecuentes, con campos repetidos y resultado operativo claro.
¿Debe guardarse el documento original?
Normalmente sí, junto con la versión procesada y evidencias.