Sistema que recibe solicitudes por teléfono, email o WhatsApp, organiza citas y cancelaciones y ayuda a reasignar huecos disponibles.
Valor comercial
Demuestra coordinación multicanal, agenda, comunicación y reglas operativas en un proceso sensible para cliente y equipo.
Criterio
Centralizar el estado de la agenda y automatizar avisos sin impedir que recepción gestione excepciones.
Recepción trabaja sobre una agenda y un historial comunes en lugar de reconstruir solicitudes entre canales.
Contexto
La clínica atendía solicitudes desde varios canales y necesitaba mantener una agenda coherente sin obligar al equipo a revisar continuamente llamadas, mensajes y correos. También quería aprovechar cancelaciones y comunicarse con clientes mediante campañas controladas.
Problema
Cuando las citas entran por varios canales, aparecen dobles reservas, respuestas tardías, huecos que no se reutilizan y mucho trabajo administrativo. Cada cancelación obliga a revisar manualmente quién podría ocupar ese espacio y volver a contactar.
Transformación
Enfoque
Se diseñó un sistema multicanal con una única lógica de disponibilidad. Las solicitudes se convierten en citas o propuestas de horario, las cancelaciones actualizan la agenda y los huecos pueden ofrecerse de nuevo siguiendo reglas definidas por la clínica.
Los clientes pueden pedir cita por teléfono, email o WhatsApp. El sistema consulta disponibilidad, organiza la agenda, envía confirmaciones, gestiona cambios y cancelaciones y permite reasignar huecos. También incorpora campañas para recordatorios y comunicaciones de la clínica.
La solicitud entra por teléfono, email o WhatsApp y se transforma en datos comparables.
El sistema aplica reglas de agenda, profesional, tipo de cita, duración y restricciones definidas.
Se registran la cita, las comunicaciones y cualquier cambio o recordatorio necesario.
Cuando queda un hueco libre, el sistema puede proponerlo de nuevo siguiendo las prioridades de la clínica.
Control
El equipo confirma casos especiales, prioridades y cambios que no pueden resolverse con reglas.
Resultado
Recepción trabaja sobre una agenda y un historial comunes en lugar de reconstruir solicitudes entre canales.
La agenda deja de depender de revisar manualmente cada canal. El equipo mantiene una visión única de las citas, reduce coordinación repetitiva y puede recuperar con más rapidez los huecos liberados por cancelaciones.
Patrones reutilizables
Teléfono, email y WhatsApp deben consultar la misma disponibilidad para evitar inconsistencias y dobles reservas.
Liberar una cita puede activar una secuencia para recuperar el hueco sin depender de una búsqueda manual.
Urgencias, tipos de consulta, profesionales y duraciones requieren reglas claras y posibilidad de intervención del equipo.
Caso real anonimizado
No se publican la identidad de la clínica, datos de clientes, agenda, reglas internas ni proveedores de comunicación utilizados.
Tecnología
La selección técnica es consecuencia del proceso, el nivel de riesgo, los datos disponibles y la forma de mantener el sistema.
Aplicación a tu empresa
Describe la entrada, las decisiones, las excepciones y el resultado que necesitas. La valoración inicial permite comprobar alcance, riesgo y retorno antes de construir.
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